南京中医药大学教职工因公出国（境）办理流程-南京中医药大学国际合作与交流处•港澳台办公室

南京中医药大学教职工因公出国（境）办理流程

一、申报阶段

凡我校教职工应邀出国（境）讲学、培训进修、招生宣传、从事临床医疗、进行科研协作、出席学术会议以及交流访问等，须提前三个月通过校园门户--服务中心--教职工因公出国境系统进行申报。申报阶段所需提交材料如下：

1.合格的外文邀请函及中文翻译件各一份（邀请函应由邀请单位信笺纸打印，一般内有地址、电话、传真、被邀请人姓名、出访时间、日程安排、访问目的、谁承担往返机票、食宿等费用，以及邀请人落款签名等）；
    2.日程安排一份；
    3.出访情况说明一份；
    4.邀请单位简介一份；
    5.参加国际会议者需说明会议主办方的背景和资质，提交会议录用论文或摘要的证明材料；

二、审批阶段

国际合作与交流处初审后，牵头与相关部门进行会审。会审工作组由学校组织部、人事处、教务处、科技处、计财处、研究生院和国际处等部门构成，主要就出访的计划性、必要性、人员构成、行程安排、经费来源、预算标准等进行审查。会审通过且公示无异议后，由国际处报请分管外事校领导审批。在职副处级以上中层干部因公出国（境）的，分别报请分管外事校领导和校长审批。在职校领导因公出国（境）的，在分管外事校领导同意后报请学校党政主要领导审批。

因公出国（境）申报审批通过后，请进入政审系统完成备案审核。

学校审批通过后，将报送至省外办审批，其中厅局级以上领导还需报送至省政府审批。

三、因公护照（通行证）及签证（签注）申办阶段

本阶段需申请者提供以下材料：

1.身份证（双面）复印件两份及电子版；

2.白底小二寸照片四张（具体要求为小二寸正面免冠半身半年内拍摄的彩色照片，背景为白色）；

3.首次办理因公护照者，需携带本人身份证原件前往江苏省政务服务中心（汉中门大街145号）二楼F区通过自助照相设备自助采集生物指纹信息，采集成功后即可获得获得照片回执，按照回执上的编号填写照片编号。切记照片编号不可填写错误，否则将影响证照办理；

4.因各个国家签证要求不同，请各位申请者及时填写出国签证表格并提前准备好签证申请材料（具体签证要求请参考江苏省外事办公室“各国因公签证要求”http://www.visajs.com/）。

四、领取因公护照（通行证）

1.若申请者出访任务是学术交流、合作访问、进修等不涉及在外收入者，则直接登记并领取因公护照（通行证）。

2.出访任务是教学或中医诊疗等涉及在外收入者，或出访15天以上者，需要在领取公务普通护照前填写“南京中医药大学因公出国（境）协议书”（一式五份），找相关部门负责人签字后，分别交给人事处、计财处、国际处、本人所在部门各一份，本人保留一份。然后，再登记并领取因公护照（通行证）。

五、上交因公护照（通行证）和出访报告等

因公出国（境）团组返校后，应在七天内将所持因公护照（通行证）交至国际合作与交流处，并在一个月内向国际合作与交流处提交因公临时出国（境）团组信息反馈表（见附件，需提供电子版和纸质版，纸质版需要团组负责人签字）和出访报告（见附件，需提供电子版和纸质版，纸质版需要团组负责人签字。出访报告包括邀请方、出访成员信息、出访时间、出访路线、出访内容、出访成果、经费使用以及出访的启示和建议等。其中，参加国际会议的，还需将大会会议安排、组织者姓名与联系方式、摘要集的封面和参会人员摘要所在页做成一个PDF文件。），进行公示，并于一个月内在一定范围做出访报告或学术报告。同时，将上述材料电子版本发送至以下邮箱：sqzhang@njucm.edu.cn。出访总结报告材料、公示材料及出访报告/学术报告情况作为财务报销的必备依据。

如有疑问可联系国际处：仙林校区国际教育学院办公楼413室。

联系人：张老师电话：85811734，Email:sqzhang@njucm.edu.cn

附件：

因公临时出国（境）团组信息反馈表.docx

南京中医药大学因公出国（境）协议书.doc

南京中医药大学教职工因公出国（境）申报表.doc