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南京中医药大学因公出国(境)办理流程

一、申报阶段

凡我校教职工应邀出国(境)讲学、培训进修、招生宣传、从事临床医疗、进行科研协作、出席学术会议以及交流访问等,请尽可能提前三个月申报。申报阶段所需提交材料如下:

1.南京中医药大学因公出国(境)申报表一份原件(申报表中的经费数额和预算请参照附件中的因公临时出国(境)经费开支标准。填写好后打印,找所在部门相关领导签字。);
        2.
合格的外文邀请函及中文翻译件各一份(邀请函应由邀请单位信笺纸打印,一般内有地址、电话、传真、被邀请人姓名、出访时间、日程安排、访问目的、谁承担往返机票、食宿等费用,以及邀请人落款签名等。);
        3.
出访情况说明一份(参照附件中的出访情况说明模板);
        4.
日程安排一份(参照附件中的日程安排模板);
        5.
邀请单位简介一份;
        6.
因公临时出国(境)人员备案表一份原件;

7.参加国际会议者需提供论文摘要及录用证明材料。

备注:请提交上述7项纸质版材料一份,并同时将上述7项材料的电子版本发送至以下邮箱:sqzhang@njucm.edu.cn

 

二、审核阶段

国际合作与交流处(台港澳事务办公室)(以下简称为国际处)初审后,需先后提交经费扎口部门、计划财务处、国际处、外事分管校领导审批,主要就出访的计划性、必要性、人员构成、行程安排、经费来源、预算标准等进行审查。

 

三、公示阶段

因公出国(境)实行信息公开制度,申请者在校内审核通过后,需在国际处网站信息公开栏公示期满5个工作日且无异议后方可报请相关校领导审批。

 

四、报批阶段

相关校领导审批同意后,国际处拟写因公出国(境)请示文,经组织部政审后,国际处将因公出国(境)申请报送至上级外事主管部门审批。

 

五、因公护照(通行证)及签证(签注)办理阶段

本阶段需申请者提供以下材料:

1.身份证(双面)复印件2份;

2.白底小二寸照片4张(具体要求为小二寸正面免冠半身半年内拍摄的彩色照片,背景为白色。);
        3.
首次办理因公护照者,需携带本人身份证原件赴江苏省外事办公室(南京市西康路15号)一楼办公大厅15号窗口采集指纹;
        4.
因各个国家签证要求不同,请各位申请者及时填写出国签证表格并提前准备好签证申请材料(具体签证要求请参考江苏省外事办公室各国因公签证要求”http://visa.jsfao.gov.cn/)。

 

六、领取因公护照(通行证)阶段

1.若申请者出访任务是学术交流、合作访问、进修等不涉及在外收入者,则直接登记并领取因公护照(通行证)。
        2.
若申请者出访任务是教学或中医诊疗等涉及在外收入者,则需要在领取公务普通护照前填写南京中医药大学因公出国(境)协议书(一式五份),找相关部门负责人签字后,分别交给人事处、计财处、国际处、本人所在部门各一份,本人保留一份。然后,再登记并领取因公护照(通行证)。

 

七、上交因公护照(通行证)和出访报告

因公出国(境)人员要做好出访总结工作,在回国后7日内,将因公护照(通行证)交至国际处,并同时将出访报告(参照附件中的出访报告模板)以及相关出访照片、视频等发送至sqzhang@njucm.edu.cn

 

八、注意事项

因公出国(境)涉及校内审批、公示、发文、政审,上级外事主管部门审批,以及申办护照签证等阶段,整个办理时间一般至少为一个半月,各阶段所需时间如下:

1.校内审批:国际处在收到申请者的因公出国(境)申请材料后,需先后提交经费扎口部门、计划财务处、国际处、外事分管校领导审批,通常需要1周。

2.公示期:公示期为5个工作日。

3.校内发文和政审:通常需要1周。

4.上级外事主管部门审批:国际处报送至上级外事主管部门审批,通常需要1-2周。

5.因公护照(通行证)申办:通常需要3-5个工作日。

6.申办签证:国际处接收签证材料后,报送江苏省外办,由省外办统一寄送各国使领馆申请签证。通常需23周(不含政府部门和使领馆法定节假日)。

为避免耽误行程,请因公出国(境)申请者注意办理流程和提交时限,并尽可能提前三个月提交个人因公出国(境)申请。

如有任何疑问,请联系国际处:仙林校区行政楼508室。

联系人:张思芊  电话:85811734Email:sqzhang@njucm.edu.cn

        蒋继彪  电话:85811080Email:jbjiang@njucm.edu.cn

 

附件:南京中医药大学教职工因公出国(境)申报表.doc
          南京中医药大学中层干部因公出国(境)申报表.doc
          南京中医药大学研究生因公出国(境)申报表.doc
          南京中医药大学本科生因公出国(境)申报表.doc
          因公临时出国(境)经费开支标准.doc
          出访情况说明.doc
          日程安排.doc
          因公临时出国(境)人员备案表.doc
          出访报告.doc
          南京中医药大学因公出国(境)协议书.doc