为提高我校在国内外的学术地位和影响力，促进学科发展和国际交流与合作，鼓励具备条件的单位主（承）办双边或多边国际学术会议，规范国际学术会议的组织与管理，特制定本办法。

 适用本管理办法的国际会议是指：由我校主办或承办的、境外与会者10人以上、来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等以及双边会议和国际合作项目的工作会议。

第一条　申办条件

（一）主（承）办的国际学术会议，应能反映国际先进水平，对促进学科建设、提高专业水平和扩大学校影响发挥积极作用；

（二）主（承）办国际学术会议，必须由学院或部门为申报单位，不得由个人提出申请；

（三）主（承）办单位的会议经费必须有保证，并能组织一定数量和质量的学术论文。

第二条  申办程序

（一）主（承）办单位一般应在至少三个月前提出书面申请，并填写《南京中医药大学学术会议申报表》。申请材料须包含以下内容：

1、会议的中英文名称、时间、地点和预计规模（中外方学者人数）；

2、会议的背景、主题、内容、目的、意义；

3、会议主要日程的初步安排；

4、会议的经费预算及来源；

5、提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址；

6、会议组织筹备机构、主要联系人员和联系方式；

若有台湾学者参会，举办单位须将有关背景材料和名单报学校台港澳事务办公室备案；

（二）申报材料由科技处负责审核，国际合作与交流处审阅并报主管校长批准后，负责以学校名义专文报请上级主管部门审批；

（三）主（承）办单位接到经国际合作与交流处转发的上级主管部门的同意批复后，方可开展会议的进一步筹备工作；

（四）会议结束后，主（承）办单位应在一个月内分别向科技处和国际合作与交流处提交书面总结，并填写《南京中医药大学学术会议备案表》。总结材料须包含以下内容：

1、会议通知、实际参会人员名单；

2、会议论文集和指南；

3、会议重要音像资料；

4、会议的主要收获及存在问题；

5、会议的经费决算情况；

第三条  协调管理

（一）学校鼓励和支持各学院、各部门主办或承办旨在提高学校的国内外学术地位和影响力的各类国际学术会议;

（二）科技处和国际合作与交流处应对国际学术会议的主（承）办单位加以正确引导和积极配合;

（三）国际学术会议筹备和召开期间所涉及的各项具体工作，相关部门应予主（承）办单位大力支持和协助。

第四条  注意事项

（一）主（承）办单位应坚持内外有别的原则，严格遵守外事纪律和保密制度。对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消在会议上发表；

（二）若需校领导出席开幕式并讲话，主（承）办单位应于会议召开前至少十个工作日内将会议详细日程及讲话稿报国际合作与交流处；

（三）若需校领导会见国外重要参会人士，主（承）办单位应在外宾来校前至少十个工作日内向国际合作与交流处提交《南京中医药大学外事接待申报表》和接待计划;

（四）主（承）办单位应对与会代表的接送、食宿和学术交流等工作做出周密安排，确保大会有序进行;

（五）主（承）办单位应注意收集、保存与会议有关的文字和音像材料，以便于会后总结和归档;

（六）举办国际学术会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的。

第五条  本办法自下发之日起实施，涉及港澳台的参照执行。会议审核的解释权在科技处，会议报批的解释权在国际合作与交流处。

附件：

南京中医药大学国际学术会议填报.doc